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電子郵件 – 究竟是偉大的發明,還是工作效率的殺手|JANDI

為什麼我要看這篇文章  錯誤使用工具,不論用什麼都沒有幫助。學會過濾重要事項,讓你遠離電子郵件的詛咒!究竟是偉大的發明,還是 工作效率的殺手 ?JANDI  Connect 讓你串聯整合「即時通訊」和「電子郵件」的資訊,是你不可或缺的整合平台。

電子郵件,工作效率,即時通訊

我從早忙到晚,但是沒有一件事情是完成的。我這麼的拚命,結果卻是白忙一場,沒有什麼成果。感覺自己一直被工作追著跑。我到底在忙些什麼呢?

大部分時間根本沒在工作!

現代人的忙亂不是因為工作太多,而是因為沒有重點、目標不清楚,所以才讓工作變得愈來愈複雜,時間愈來愈不夠用。簡單計算一下:一天只有 1,440 分鐘,你能完成多少工作?又或者說,你只有花多少時間在工作上?

我不是在說你工作不認真,而在大多數的工作時間,被消耗在「瑣事」、「例行雜事」等看似緊急卻不重要的事。在資訊龐雜、速度加快的職場環境,我們必須在愈來愈少的時間內,完成愈來愈多的事情。

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電子郵件是 工作效率的殺手 ?

電子郵件和即時通訊,都是偉大的發明,但卻像詛咒一般如影隨形。身處科技進步的你我,在不知不覺中陷進了「無所不在的連結」( pervasive connectivity )的迷思。當通訊變得如此方便時,我們漸漸覺得必須「隨時讓人找得到」、「必須回應每一件事情」、「必須立即完成每一件事情」。所有人都因為這種不切實際的期待而工作過量、過度消耗自己。

如何增進工作效率?JANDI 是最新的解決方案

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你的工作方式才是問題根源!

其實,電子郵件本身並無好壞,問題在於工作方式。也許我們對於科技、管理都還太陌生,總是使用錯誤的工具,或是錯誤地使用工具。請問:你今天又被雜亂、沒有焦點、不必要的訊息給淹沒了嗎?

早在2003 年,Bill Jensen 即出版了《簡單工作,成就無限》(The Simplicity Survival Handbook),此書特別將電子郵件拿來研究,有個章節就叫:有效過濾郵件,讓自己的注意力集中在最重要的訊息上。

Bill Jensen 當時就警告未來的數位工作者:不知道如何利用快速、有效的過濾方式,以至於花費太多時間在不重要的信件上;反而,真正需要你注意的卻被遺漏了。經過十幾年的光陰,才發現人類其實沒有進步太多,問題一樣存在。相比科技的日新月異,管理作法和工作方式卻始終停留在古早時代。

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圖說:會用手機的原始人,還是原始人啊!(圖片來源:pixabay)

6 分鐘護一生,10 分鐘則可以改變一生

Bill Jensen 給了兩個建議,或者說是步驟,讓你成功刪除 90% 不重要的郵件。首先看信件主旨和寄件人,就可以刪去至少 50% 不重要的郵件。

第二步則是快速掃過內容。除非這件事必須在兩個星期內完成,否則一樣難逃刪除命運,如此可以再減 25%的郵件量。而這兩個步驟不應該超過 10 分鐘。

 

我該怎麼做呢?

將四件事情牢記在心中,用來判斷這封信件該不該被留著。

  1. 是否與現在的工作內容相關?
  2. 有明確的目標和目的嗎?
  3. 有明確提到任務事項嗎?
  4. 是否列出可使用的資源?

 

等等,我想知道怎麼做更快?

這些我都懂,但 Gmail 信箱裡的郵件還是把我淹沒了,能不能更直接一點告訴我怎麼做?一般來說,在哪裡發生當然在哪裡解決,利用 Gmail 的標籤功能、垃圾郵件設定等等,都是不錯的方式。但是,如何做更快?這就是另一個境界的功夫了。

JANDI 以企業內部即時通訊出發,延伸至專案管理、進階搜尋,甚至串聯整合了社群媒體和電子郵件!想像未來企業內部的聯繫方式:利用 JANDI Connect 將電子郵件、社群媒體通知、與同事的通訊串連到同一個平台上。

不僅如此,JANDI Connect 還能將郵件進行篩選、分類。 ” 以後我只看標題有「重要」、「緊急」的信件 ” 、  ” 以後我只看「秘書」寄出的信件 ” 等等的進階篩選,都難不倒 JANDI Connect 和 Zapier 的串聯。

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圖說:Gmail 也可以串聯到 JANDI 裡!(圖表來源:JANDI)

串聯整合,將是未來趨勢

幾乎目前經常使用的工具,都能透過 Zapier 和 JANDI Connect 的方式串聯,也就是將 JANDI 作為企業內部的資訊匯流平台,大部分的資訊都能快速瀏覽。身為主管的你,就能在短時間一窺公司的概況。

包含先前介紹如何串聯 Facebook Lead Ads ( 名單型廣告 )、Typeform 表單工具。串聯整合功能,就是因為有太多工具分散使用,特別開發用來將已知訊息,以即時且客製的方式整合所有資訊。

JANDI Connect 就是一款以 JANDI 為基底的串聯工具。以工作群聊為核心,將周圍可能的辦公情境做有效的串聯,包含 Trello、 Google apps for work 、 Facebook 等等。未來辦公室的情境,將會是資訊串聯整合,你跟上了嗎?

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圖說:整合所有資訊,一手掌握好輕鬆。(圖表來源:JANDI)

關於 JANDI

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JANDI 是新世代最佳通訊溝通和團隊工作平台,熱衷於為你尋找提升團隊溝通和專案管理的方法,一個結合通訊、協作、整合服務的工作軟體就此誕生。JANDI 將重新定義你對團隊協作的認知,堅持用習慣的方式,完成困難的工作!

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]“所有商業策略的目標,就是為了打動人心,而且「就像賽跑,你可以打破自己的紀錄,但如果別人跑得比你快,你還是會輸」” 這是這本書上寫著血淋淋的一段話,創意在這個數位時代裡似乎看來變得不那麼重要、對我看來今日更多人著重在數位廣告工具的使用技巧、廣告活動的投資回報速度、社群吸睛的搞怪花招…等等上頭,而忘記了行銷這件的”本質”和”原點”上頭了。

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