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如果想要輕量型的 客服系統 ……

客服系統,JANDI,跨部門溝通

為什麼我要看這篇文章:分享使用者如何利用 JANDI 達到 客服系統 的成效,其簡單操作的易用性是許多中小企業的新選擇。JANDI 以跨部門溝通協作的優勢,促成客服人員新的價值,現在就來看看某旅行業者如何將 “團隊議題架構”、”進階搜尋”、”刪除訊息” 等在客服部門發揮功效吧!

 

輕量型雲端工具正夯

先說什麼叫做 ” 輕量型 ” 的客服系統呢?簡單說,就是較低成本但是容易使用的客服系統,使用者毋須投入大量資本建置,雖然功能和服務相對有限,但是對於部分使用者來說已經相當足夠的了。客服系統大家並不陌生,過去企業多使用 Office 、 Oracle 、 Cisco 、 IBM 等企業套裝軟體,但是我們做了調查:員工真的會使用企業軟體嗎?結果是:企業內部竟然廣泛地使用個人雲端工具、輕量型的辦公工具,比方說:用 LINE 、 Skype 作為即時通訊,用 Dropbox 、 Google Drive 作為檔案分享,用 Trello 、 Asana 作為任務管理等。

為什麼套裝軟體、大型建置系統會逐漸被人們捨棄呢?對於中小企業來說,因為成本考量導致沒有辦法建置企業工具;大公司或有設置內部自建軟體,或者向外購買導入,但因可用性不足,員工極少使用。不論何者都是相當可惜的事情,而輕量型的企業雲端工具則是很好的解決了這樣的問題。不僅中小企業負擔的起,對於大公司來說也不用浪費更多的資訊人力。今天 JANDI 想要分享給使用者們一種新的想法,也就是利用 JANDI 作為輕量型的客服系統,看看其他使用者是如何應用的!

 

一個新的 客服系統 概念

首先,你需要一個 JANDI 帳號,點擊這裡去 JANDI 官網免費註冊一個來試用看看。 ( 別擔心!基本上通常是企業或是大型用戶,為了升級更多功能才會收費 ),想像一下你現在是一個旅行社的客服部主管,每天打電話來詢問各地旅遊資訊的人不計其數,該如何讓最新的資訊、報價讓所有客服人員知道呢?假設遇到常見問題,又該如何確保每個人員都能應對正確呢?傷腦筋的客服主管想到一個辦法,將所有的旅遊資訊收納在各個不同議題中,企劃人員與業務可以隨時更新資訊,而客服人員也不必一直跨單位詢問,因為所有該知道的東西都在 JANDI 裡了!透過進階搜尋功能,可以很快地找到想要的資訊。

假設 ABC 旅遊的客服主管想要針對泰國線做整理,就可以利用議題資料夾的功能,將類似的議題統整在一起。泰國線下面有 ” 五天四夜 ” 和 ” 六天五夜 ” 的行程,裡面的資訊交由企劃人員管理,一旦有新的行程就會直接將資訊放進去。對於客服人員來說,如果有顧客對於 ” 泰國 ” 的 ” 五天四夜 ” 的旅遊產品有興趣,只需點選進去議題就可以開始回答問題了。

客服系統,JANDI,跨部門溝通

其中困難之處在於企劃、客服、業務等的跨部門溝通,比方說,熱門的旅遊時段被搶購一空,必須第一時間讓客服人員知曉才不至於超賣。一旦溝通失靈便會造成顧客獲得錯誤資訊,最後演變成顧客抱怨。 JANDI 利用有架構的即時通訊方式,讓各部門將第一手訊息傳至特定議題,跨部門溝通零距離、零時差。

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訊息多且雜的時候,管理人員可以透過刪除訊息的方式,留下有用資訊即可。有別於私人通訊工具的鴕鳥式刪除法  ( 自己看不到,但仍然存在於別人的訊息串裡 )  , JANDI 的訊息刪除完全不會出現在團隊成員眼前,是真正的刪除訊息。如此一來,就不用擔心客服給予過舊的資訊,也可以此減低繁雜的訊息量,去蕪存菁。

可是,即使刪除不必要的東西,關於泰國五天四夜的資訊還是很多,萬一顧客只是想要知道,有沒有包含著名的人妖秀怎麼辦?JANDI 提供進階搜尋,在關鍵字上搜尋 ” 人妖秀 ” 就可以很快知道:在第二天當中有人妖秀的行程。當然,只要將越多越詳細的資訊放進 JANDI , JANDI 能做的、能查詢到的資訊就更完整。

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好的客服人員不只是處理問題,應該可以更進一步建立與客戶的關係,甚至是完成另一次的產品銷售。雖然有不少的旅行社建立龐大的客服人員團隊,但由於每個人對於旅遊資訊的掌握範圍有限,不太可能同時清楚知道 ” 泰國五天四夜 ” 和 “日本四天三夜 ” 的行程。 JANDI 的團隊 / 議題雙層結構,讓客服人員可以隨心所欲在各個議題間穿梭,給予顧客想要的資訊,甚至是推薦其他更棒的行程,對於企業來說,這才是真正的客服管理系統。

市面上絕對有比 JANDI 更適合作為客服系統的產品服務,但是做為一個企業內部溝通與協作的整合平台,JANDI 可以發揮的應用比想像的更多,也不失是一種輕量型客服的解決方案。更重要的是,這個知識管理庫是所有團隊成員所共享的,任何討論、協作、交流,直接就在當下發生,幾乎沒有延遲的機會。面對資訊如流星、訊息似大海的知識爆炸時代,JANDI 就是全新的工作方式和態度。

 

更好的溝通與協作,從這裡開始

Toss Lab 是提供企業軟體的跨國公司。 2014 年四月同時於台灣、韓國、日本三地創設辦公室,目前已有超過 50 名跨國菁英,共同打造核心產品 – JANDI。JANDI 結合團體即時通訊、檔案共享與專案管理功能,協助使用者在工作場合中,以簡單的方式在各種裝置上達到更有效率的共享、組織和尋找訊息。自 2015 年五月正式推出起, JANDI 在亞洲已有超過  30,000 個公司和企業團隊使用,包括製造業、新興網路科技業、數位內容行銷等。

JANDI 是一種新的工作方式,讓你用習慣的溝通方式,完成困難的工作!我們提供最佳通訊溝通與團隊工作平台。訊息,檔案協作,搜尋,App 整合,一次通通完成!

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關於 JANDI

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JANDI 是新世代最佳通訊溝通和團隊工作平台,熱衷於為你尋找提升團隊溝通和專案管理的方法,一個結合通訊、協作、整合服務的工作軟體就此誕生。JANDI 將重新定義你對團隊協作的認知,堅持用習慣的方式,完成困難的工作!

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