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職場溝通|Line、E-mail、電話或見面,何時該用甚麼工具溝通最事半功倍?

職場溝通|Line、E-mail、電話或見面,何時該用甚麼工具溝通最事半功倍?
(Source: Unsplash.com)

職場溝通 ,你也有過這樣的經驗嗎?在工作中遇見有些人在 Line 裡溝通事情,東一句西一句,猛丟資料,最後討論的結果也沒有被收束成後續行動,白討論一場。有些人,用通訊軟體一句話就可以問完的小事,卻非要打電話;有時卻是明明一通電話就可以講清楚的事情,卻要用 E-mail 往返多次還無法對焦。

E-mail、Line(有時也會交雜 FB Messenger)、電話或見面,在職場上何時該用何種工具溝通才能事半功倍?不管是哪種溝通工具,重點都是為了讓溝通順暢,達到最終要溝通的目的。所以依照情境選擇溝通工具就很重要。

慎用電話溝通,緊急或複雜的事情才需要動用到電話

我是一個不喜歡工作的時候被電話打斷的人,因為被打斷了之後就需要再花一些時間才能重新專注於手上的工作。事實上,這確實是一個很粗暴地打斷別人工作節奏的溝通工具,所以應該要慎重地選擇你在職場上要用電話溝通的時機。

何時適合用電話溝通呢?當要溝通的事項過於複雜,難以用文字表達清楚,或者是緊急的事件,這些情境可能透過雙方口頭討論後很快就會有結論了,就很適合使用電話溝通。但如果只是簡單要對方答覆一件事是好還是不好,要或不要,那就請發 E-mail 或 Line 溝通確認就好了吧!

還有一種情境是,當要溝通的是比較情緒面的安撫,或是要釐清誤會,就需要用口語溝通了,才能有比較好的互動,畢竟文字在傳達上易造成情緒的誤解,用 E-mail 或 Line 溝通可能造成反效果。溝通情緒層面的事情,就適合電話。甚至若狀況嚴重,更是需要直接拜訪對方一趟表達誠意。

此外,除非我的目的本來就是要出其不意的突擊別人,要不然我在去電之前,會習慣先在Line上詢問對方今天何時方便去電,討論 XXX 事項,大約花費多少時間,在別人回覆可以的時間再打過去。除了是尊重對方的工作時間,也是讓對方對於即將要討論的事情有心理準備。

Line 的使用時機,需要快速確認的小討論

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我有時會想,每天在工作上的微焦慮感,應該有很大一部分是來自 Line 這些通訊軟體吧!確實在 Line 工作群組中很適合快速討論事情、交換意見、提醒確認,以及同步群裡每個人對於討論事項的進度,是很方便。但因為大家的使用習慣不一,無形中也造成工作的干擾。

我很幸運,至少我待的公司,除非很緊急,不然主管和客戶不會在下班或假日時一直用 Line 交辦溝通事情,而我自己也盡量避免在非工作時間用 Line 打擾我的同事。雖然這是很基本的事,但我知道有許多公司在假日的時候手機通訊軟體仍然叮叮咚咚,其實這在精神上真的會造成員工很大的困擾。如果不是十萬火急的事情,真的可以等到上班日再確認,或是先發E-mail,週一上班再追蹤進度。不然你的一時方便,造成的其實是別人的不便啊!

由於實際狀況中,我們無法控制別人使用 Line 的習慣或時機,所以我們能做的,是管理好自己跟這個溝通工具的關係,不要被它牽著走,影響我們的心情和工作成效。

(1)當你需要專心做某件工作時,請先關閉桌機的 Line,以及關閉手機 Line 的通知功能吧!關閉通知 2 小時,讓自己不要被突來的通知打斷工作節奏,等告一個段落再去看 Line 訊息。我有時也會是在零碎時間,如去客戶會議的路上、下樓去便利商店買咖啡等電梯的時間,將 Line上一些可快速回覆的瑣碎事情回完。

(2) 對方詢問的問題,你有需要每個都當下立即處理嗎?回覆訊息前可以先停下來想一想。如果是客戶或主管,當然沒辦法已讀很久不回,但如果不是特別緊急的事情,或是本來就需要討論商量沒辦法馬上給答案的事情,與其讓對方的問句和心懸在那裏,你可以做的是,先回覆說自己在會議中,有收到對方的問題,但需要稍晚回覆、或是內部需要討論預計明天何時回覆。主要是讓對方安心,這個問題有被收到以及被處理。然後你也幫自己抓一個緩衝的時間。

(3)Line 群組可以討論事情,但當有具體結論以及後續工作事項時,則最好另以 E-mail記錄下來發信給雙方作為依據,清楚也方便日後查找。

E-mail 適合用在推進對外專案進度、正式佈達與日常報表溝通

在職場工作上,E-mail 仍然是落到執行層面時,用來推進和內外部合作夥伴的主要溝通工具。《 12 週完美領導學》這本書曾提到一個概念「電子郵件不是乒乓球」,若是一件事情電子郵件往返 3 次以上雙方仍然雞同鴨講溝通不清的話,那可能就需要用電話或安排一場會議更有效率。這個觀念也是我蠻認同的。

至於如何讓 E-mail 的溝通更有效率呢?由於用 E-mail 溝通的情境很多,光這個問題其實就可以另寫一篇討論了。但簡要而言,點列式內容並清楚說明希望得到對方回覆的事情,以及 deadline,是一個能幫助對方快速釐清重點也加速做出回覆的電子郵件格式。

以「約訪會議時間」為例,信件內容若是能點列2-3個時段給對方選擇,並且在信末提醒希望對方最晚何時回信確認。能夠加速對方回信的時間,同時也避免對方回覆了一個會議時間但我方不行,然後又要再往返幾次敲定時間。如果能一次就溝通到位的事情,就不要花到兩次以上。

溝通就是為了達到目的,工具只是方法

職場溝通本來就是大學問,我也仍在持續學習。雖然現在溝通的渠道這麼多,但應該是我們去用工具,而不是被工具所用。最終,任何溝通到頭來就是思考甚麼情境下使用甚麼工具能最有效達到我們的目的,那就行了。

譬如說,如果今天你是有求於人的一方,或是當你要對上層溝通,由於溝通的目的是要和溝通對象達成共識或得到對方的回覆,所以在這個情境下,其實你需要的是先察覺對方習慣或容易有回應的溝通渠道是甚麼?然後配合對方的習慣去選擇工具溝通,才能有效得到你想要的回覆。

原文轉載自:職場溝通|Line、E-mail、電話或見面,何時該用甚麼工具溝通最事半功倍?

關於 艾莉絲 Girls Like Me

艾莉絲 Girls Like Me
七年數位行銷工作經驗,目前仍持續前行,喜愛文字書寫的感性與隨意,也著迷於工作管理的理性與效率。未來的目標是成為一個沒有名片也能過得很好的綜合工作者。我們用了很多名詞來界定角色、辨別身分,但其實,我們就都是,女生而已。在「像我這樣的女生」中會分享我自己主觀的女同志主題探討、工作與自我管理議題,以及生活風格隨寫。歡迎每一個到訪的妳/你。

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