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即時通訊加電子郵件 ,JANDI Connect 進化你的工作體驗

JANDI,雲端工作,數位工具

為什麼我要看這篇文章 即時通訊加電子郵件 ,真的可能實現嗎?JANDI Connect 串聯 Gmail ,將原本破碎的訊息和郵件結合在一起,進化為高效的工作者。分享三個 JANDI 技巧,讓你專注在重要的郵件上,減少時間浪費。

辦公室兩大毒瘤:M&M

先前我們曾談論,辦公室兩大毒瘤是會議  ( Meeting )  和經理 ( Manager )。引用 Jason Fried 在 TED 的演講:其實並沒有所謂的工作,而是很多的工作片刻拼湊起來。我們經常是坐在辦公桌前準備開始一天的工作,卻經常分心處理突如其來的討論、會議、詢問等,猛一抬頭才發現已經到了下班時間,什麼正經事也沒有做。或許你今天、昨天,一直以來就是這樣。

結論是:真正的有價值的工作,都需要連續、不被打斷的時間才能做好,但事實卻是一直被干擾破壞。都說台灣企業只會降低成本,其實隱性的溝通成本、效率成本實際高的驚人。諷刺的是,總是打斷工作並降低效率的,正是會議 ( Meeting ) 和經理 ( Manager )。學著戒掉沒事就開會的陋習吧!

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圖說:我們可以不厭其煩地談論一樣的事情,那就是 ” 干擾 ” 正在摧毀你的企業!

電子郵件和即時通訊是文明病?

除了  M & M 之外,電子郵件也逐漸被人所詬病:太多零散的電子郵件,讓員工為了回信疲於奔命、過多的來回寄件導致訊息消失、被塞爆的郵件讓人根本不想動。幾個情境相信每個人都碰過,可是卻沒有人來解決這件事情。

作為工作溝通效率的專家,我們想要解決:1. 如何不被打擾,又能不錯過重要信件? 2. 如何幫我篩選信件到正確的地方?3. 如何讓信件和即時通訊混合在一起?利用 JANDI 的議題架構、 JANDI Connect 串聯和進階搜尋,是目前最佳的解答之一。每個人也可以擁有自己與公司的資訊平台。

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圖說:算過你每天檢查多少次郵件信箱嗎?絕大多數的信件都在浪費你的時間。

即時通訊加電子郵件 ,JANDI Connect 與 Gmail

如何不被打擾,又不錯過重要信件

將 Gmail 帳號透過 JANDI Connect 串聯至任何一個議題內,進行進階郵件管理。比方說,只有 A 寄給我的信、只有標題標明 [ 重要 ] 的信,才會被通知到 JANDI。高效工作者,會將重要的工作告一段落後,再利用剩餘時間回覆郵件。別擔心,那些不重要或等同於垃圾的信件,依然還會在郵箱中,只是 JANDI 自動把重要信件先過濾了。第一步就節省50%的時間。

 

設想情境 1:主管從茫茫信件堆中,第一時間知道行銷部發生「緊急」事件,馬上指派人員處理。

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圖說:篩選標題為「重要」、「緊急」的信件,或者特定對象的來信,就能優先處理重要的事項。

如何幫我篩選信件到正確的地方

雖然把重要的信件篩選出來,但還可以細分到不同的專案、部門、活動等等。厲害一點的工作達人,還會依據寄件人、標題等歸納在不同的討論空間。這麼一來,就能快速集中討論,杜絕一下子處理 C 專案、一下子處理 D 部門的情況,切斷原有的工作效率。

設想情境 2:主管在不同的議題內,檢查成員對於 A 專案和內容行銷的進度。

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圖說:將不同主題、部門的信件,歸類到不同的討論空間。

如何讓信件和即時通訊混合在一起

電子郵件過於正式的書寫,被許多人認為是拉低效率的原因。即時通訊的出現,雖然適時解決了部份的問題,但原本傳檔案的功能卻消失了。所謂的混合在一起,並非只是 Gmail 和 Hangout 的搭配,而在真的在該訊息下進階討論。比方說,信件一來一往很麻煩,你一定也想只回一句簡短回答的時候,JANDI 就是以即時通訊為基底,串聯電子郵件通知的溝通平台。

設想情境 3:主管馬上針對郵件,指派特定成員負責此事。

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圖說:@提及,即使在群組中也能讓特定成員知道。

想串什麼就串什麼!就看你的想像力有多大

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這不是誇飾的廣告用語,而是真實存在的技術。在 JANDI 的環境中,我們稱之為 JANDI Connect,在既有的 Trello、Google 日曆、Github等之外,亦可串連 Google apps for work 、 Facebook 、 Evernote 、 Quip 等第三方服務。當然,也包含了 Gmail。

開始之前,我們希望你擁有一個 JANDIZapier 帳號 ( 兩個都是免費的,想要更多功能就付點小錢升級囉! ) 。更多串聯的細節都在:想像力有多大,Webhook 的魔力就多大!一文中。

在 Edit Template 的頁面當中,你可以選擇想要被通知的方式。我們建議你可以按照下方圖示的方法,以標題、寄件人、寄件地址和原文超連結即可 (不建議直接串連原文內容!這樣會讓畫面顯得更凌亂不堪,一眼瀏覽標題並做篩選,才是高效工作者的方法 ) 。讓你一手掌握潛在顧客的資訊,利用數位工作術的好處,消除不必要的重覆工作。

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圖說:不建議串聯內文,太多內容可能會造成混亂。

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圖說:進階篩選,可以選擇標題、寄件人、寄件信箱等。

關於 JANDI

JANDI
JANDI 是新世代最佳通訊溝通和團隊工作平台,熱衷於為你尋找提升團隊溝通和專案管理的方法,一個結合通訊、協作、整合服務的工作軟體就此誕生。JANDI 將重新定義你對團隊協作的認知,堅持用習慣的方式,完成困難的工作!

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